신학년·신학기 개인정보 처리 유의사항 안내

< 정보보호팀, ‘20.02.12 >

신학년·신학기 학생, 학부모 등 개인정보 수집·이용이 집중되는 시기에 개인정보 유출을 사전에 차단하고, 불필요한 개인정보 수집 방지를 위해 다음 개인정보 처리 유의사항 준수

[1] 최소정보 수집
 ❍ 개인정보를 수집하는 경우 업무처리 목적에 필요한 최소한의 정보만 수집하고 그 목적에 맞는 용도로만 활용(개인정보 보호법 제16조)

  ☞ 학사업무와 무관한 학부모의 직업, 학력 등 개인정보를 과도하게 수집하는 사례

[2] 이메일 발송 유의
 ❍ 이메일을 이용하여 개인정보가 포함된 파일을 전송할 경우 파일 수신자(개인·단체) 및 파일 암호설정 여부 반드시 확인

  ☞ 개인정보취급자가 개인정보가 포함된 파일을 이메일을 통하여 다수의 사용자에게 무분별하게 발송하는 사례(☞개인정보 유출)

[3] 홈페이지 게시, 메신저 이용 주의
 ❍ 홈페이지 파일(한글, PDF 등) 탑재, 강당·벽면·교내 게시판에 자료 공지 시 개인정보 포함여부 확인

   - 개인정보처리자는 정보주체의 사생활 침해를 최소화하는 방법으로 최소한의 개인정보를 이용하여 처리(개인정보 보호법 제3조)

  ☞ 반 편성 정보를 알리는 과정에서 다수에게 공개되지 않아도 될 성적 등 개인정보가 포함된 자료를 강당 벽면에 게시(☞개인정보 유출)

 ❍ 홈페이지 게시판 첨부파일 탑재 시 엑셀문서 탑재 지양

  ☞ 엑셀의 다양한 기능으로 개인정보가 없음을 육안으로 확인했음에도 개인정보가 발견되는 경우가 교육기관에 매우 많음

 ❍ 상호 실시간 정보공유가 가능한 기관 메신저 등을 이용하여 업무정보를 주고받는 경우 개인정보 탑재 지양

  ☞ 메신저를 통해 직원이 다수 학생에게 공지사항을 안내하며 파일(개인정보 포함) 공유 시 회수 불가(☞개인정보 유출)

[4] 제3자 제공 개인정보 보호법 준수
 ❍ 기 수집한 개인정보를 수집한 목적內로 제3자*에게 제공하거나 목적外**로 제3자에게 이용 또는 제공할 경우 개인정보 보호법 준수

  ☞ 학사업무를 위해 수집한 학생의 개인정보를 홍보·마케팅 활용 등을 위하여 개인정보 수집 목적을 초과하여 이용 하거나 제3자에게 제공하는 사례

   * 정보주체와 정보주체에 관한 개인정보를 수집·보유하고 있는 개인정보처리자를 제외한 모든 자

  ** 타 법률에 규정, 통계‧학술연구, 국제협정, 법원 재판업무 수행, 법죄 수사 등

[5] 개인정보보호 교육 실시
 ❍ 기관별 신규 개인정보취급자*는 기본적인 개인정보보호 교육을 실시 후 업무에 투입(개인정보 보호법 제28조)

  * 직원, 파견근로자, 시간제근로자 등 기관의 업무목적을 위해 개인정보를 이용하여 업무처리 하는 자

  ☞ 대학 조교 등 신규 업무담당자가 개인정보 중요성을 인식하지 못하고 개인정보 파일을 홈페이지에 탑재하는 사례

 ❍ 개인정보를 이용하여 업무처리를 하는 경우 개인정보보호법을 확인하고 준수하도록 교육 실시

 ❍ 교내 업무 처리 시 학생·학부모의 개인정보는 물론 교직원의 개인정보도 개인정보 보호법이 적용됨을 인식

  ☞ 졸업앨범 제작 시 교직원(정보주체)의 개인정보가 포함되는 경우 개인정보 보호법 제15조에 따라 정보주체 동의를 받고 제작(☞개인정보 수집·이용 위반)

[6] 참고사항
 ❍ ‘개인정보 보호법‘, ’교육부 개인정보 보호지침‘ 등 관계법령 및 행정규칙은 국가법령정보센터(law.go.kr)에서 확인 가능

 ❍ 교육기관 개인정보보호 교육 일정, 업무 관련 자료는 교육부 개인정보보호 포털(https://privacy.moe.go.kr) 참고

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